Alfonso Rodríguez Duque / Software Alquileres Samec

Gestión integral de alquileres – (Inventarios, Reservaciones, Cotizaciones, Ordenes de Servicio, Remisiones, Predevoluciones, Devoluciones, Transportes Varios, Servicios Hombre-Máquina, Venta de Productos/Equipos, Prefacturas, Cuentas de Cobro, Facturación, Recibos de Caja, Recibos de Caja Anticipos, Cruces Anticipo-Factura Clientes, Notas Crédito, Notas Débito, Permisos/Configuración Perfiles de Usuario, Auditor Interno Automático, Backups Parametrizables, Soporte Online)

Samec se ajusta perfectamente a las necesidades particulares de su negocio de alquiler y venta de equipos

- Alquiler de equipos y maquinaria pesada para la construcción
- Alquiler de medios de transporte, camiones y remolques
- Alquiler de equipos de producción
- Alquiler de contenedores y cercos
- Alquiler de material para la organización de eventos y celebraciones
- Alquiler de platos, cubiertos, mantelería, cristalería, sillas y mesas
- Alquiler de equipo deportivo
- Alquiler de carpas y eventos
- Alquiler de equipo audiovisual
- Alquiler de equipos de computo y periféricos
- Alquiler de equipos especializado
- Alquiler de Baños estacionarios y portátiles

Estos son los pasos que se realizan para la correcta implantación del Software Samec

1. Instalación, configuración y registro del Software Samec en su equipo Servidor: instalación y activación de licencias para cada perfil de usuario, proceso realizado por nuestro personal de forma presencial o virtual con su respectiva autorización.

2. Configuración Acceso Usuarios Samec: ingreso y configuración perfiles de usuario en Samec, proceso realizado por nuestro personal de forma presencial o virtual.

3. Ingreso de Archivos Maestros: (Empresa, Impuestos, Bodegas, Vendedores, Clientes, Obras, Proveedores, Operarios, Transportadores, Vehículos). Es necesario tener la anterior información impresa para facilitar la grabación en el Software Samec, los datos de estos archivos maestros básicamente son Documento de identificación (Nit, cédula), apellidos, nombres, nombre de la empresa, contacto cliente-obra, dirección cliente-obra-envío factura, teléfono cliente-obra-envío factura.

4. Configuración y Estructuración Equipos Alquiler: facilitamos una estructura de equipos genérica que incluye aproximadamente un 90o/o de los equipos que ustedes actualmente tengan o puedan llegar a tener en su inventario, sin embargo es importante que me envíen un listado de sus equipos para complementar los datos que sean necesarios. Con respecto a los equipos electromecánicos, es muy importante que éstos tengan una numeración y disponer de los datos como el serial y la marca.

5. Saldos iniciales Inventario Bodegas/Clientes/Obras: lo ideal es tener disponible un listado de su inventario de equipos local con las cantidades reales, sin embargo en caso de no tener los datos reales de las cantidades de inventario equipos, pueden ingresarse cantidades ficticias y más adelante hacer los ajustes necesarios con el propósito de agilizar el proceso de implementación. Es necesario tener datos reales de inventario equipos en Obras con corte al 31/12/2012, esta información tiene que ser precisa porque es la base sobre la cual Samec iniciará el proceso de movimiento inventarios en general.

6. Configuración de equipos Alquiler: en este punto, los usuarios proceden a digitar datos de equipos como marca, serial, precios base de alquiler, valor de reposición o faltante y opcional la digitación del peso en kilogramos de cada equipo.

7. Lista de precios por Obra: después de tener digitado el valor del precio base de alquiler, se procede entonces a ingresar el porcentaje de descuento si la empresa decidió trabajar con el tipo de lista de precios porcentual o ingresar el valor del precio fijo si la empresa decidió por el contrario trabajar con el tipo de lista de precios directo.

8. Proceso de grabación Remisiones/devoluciones cronológicamente: se inicia entonces el proceso de grabación para los documentos de remisiones y devoluciones con sus respectivos cobros de transportes, incluyendo en el proceso de las devoluciones los cobros por concepto de reposición o faltante de equipo, reparaciones y/o reposición o faltante de suministros/accesorios.

9. Capacitación e Interpretación de informes Inventario: se explica a los usuarios el funcionamiento, parametrización, interpretación y producción de los diferentes informes de inventario para que la experiencia en la grabación de sus movimientos de remisiones y devoluciones, sea aún más fácil, efectiva y obviamente les brinde mayor seguridad.

10. Facturación: es el proceso final posterior a los movimientos de inventario para la presentación detallada de los cobros por concepto de Alquiler, transportes, reposiciones/faltantes (equipos, accesorios, suministros) y/o reparaciones en un determinado período de tiempo. Los cortes de facturación e inventarios de obras, normalmente se realizan quincenal o mensualmente, sin embargo Samec permite que los usuarios realicen sus cortes dependiendo de las necesidades de cada empresa (diario, semanal, decadal, catorcenal, quincenal, mensual, etc.), realmente el período de corte de cada cliente/obra es normalmente variable, al igual que los precios de alquiler o descuento en días aplicados.

11. Capacitación e Interpretación de informes Facturación: se explica a los usuarios el funcionamiento, parametrización, interpretación y producción de sus formatos de facturas y movimientos históricos de facturación, para este efecto contamos con una serie de informes detallados y resumidos que ofrecen a los usuarios la posibilidad de interpretar la información en diferentes formatos y parametrizarlos según sus necesidades.

12. Absolutamente toda la información que es procesada en el Software Samec, los usuarios pueden exportarla en formato de Excel y/o Pdf, de esta forma se facilita el envío de informes de inventario y facturación a los clientes internos y/o externos a través de correo electrónico.

13. En general, el proceso de implementación de Samec se hace teniendo en cuenta una secuencia lógica que va progresando de acuerdo a la disposición y habilidad de cada usuario para finalmente garantizar una correcta integridad y consistencia en la información. La estrategia de trabajo básicamente consiste en la asignación de tareas que al ser terminadas por el usuario, son revisadas y aprobadas por nuestro personal de soporte para luego informar al usuario sobre la continuidad en su siguiente tarea.

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